Документознавство, діловодство

Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення

Повний текст роботи з малюнками та таблицями доступний при скачуванні. Скачати
Дата введення: 2012-03-19       13 ст.

1. Визначення інформації та документації за ДСТУ 2392-94.

2. Базисні поняття стандартизації.

3. Терміни та визначення. ДСТУ 2392-94.

Висновки.

Список використаної літератури.


Вступ

Стандартизація - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Об'єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування.

Стандарт - документ, розроблений на основі консенсусу та затверджений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов'язковим. Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги.


1. Визначення інформації та документації за ДСТУ 2392-94

Інформація - це знання, що розглядаються в аспекті комунікації.

Комунікація - це передача значення шляхом пересилання сигналів.

В бухгалтерському обліку інформація передається за допомогою документів.

Як вбачається з наведеної таблиці, дефініції поняття терміна “документ” співпадають лише у двох (пор. № 2, 3 у таблиці) з семи чинних в Україні варіантів - у Законах України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” і “Про обов'язковий примірник документів”[2, c.23-24].

Таке розмаїття суперечливих визначень спричиняє плутанину з вживанням терміна “документ”. Крім того, за загальновідомим правилом теорії права у разі наявності колізії має застосовуватися той акт, який прийнятий пізніше. У даному випадку це національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 (див. № 7 у таблиці). Однак він має меншу юридичну силу, ніж названі вище Закони України, що містять інші визначення поняття документа.

Ми схильні вважати найбільш вдалою дефініцію поняття “документ”, визначену національним стандартом ДСТУ 2732 : 2004, так як вона, у порівнянні з усіма іншими визначеннями, має ширший обсяг змісту. Усі попередні формулювання визначення документа, на наш погляд, є менш вдалими через те, що наявна у них деталізація звужує межі змісту поняття, а, отже, і обмежує сферу вживання терміна. Нам, наприклад, видається проблематичною практична можливість законодавчого передбачення всіх форм одержання, зберігання, використання і поширення інформації, коли навіть у закріплених Законами визначеннях через неможливість перерахування всіх наявних і потенційних носіїв інформації вжито узагальнене посилання на інші носії.

Очевидно, що дефініція документа за ДСТУ 2732:2004, як найпізніша, у найбільшій мірі увібрала у свій зміст найсучасніші уявлення про цей феномен і могла б бути закріплена законодавчо. Проте, на нашу думку, не порушуючи змісту даного визначення, варто було б його сформулювати так :

“Документ - зафіксована на матеріальному носієві інформація з метою її зберігання і передавання у часі та просторі”[4, c.47-49].


2. Базисні поняття стандартизації

В усіх промислово розвинених країнах підвищення рівня виробництва, поліпшення якості продукції і зростання життєвого рівня населення тісно пов'язані з широким використанням стандартизації в галузі охорони природи. Стандартизація є одним з атрибутів державності, а з іншого боку - нормативним засобом управління, вона - об'єктивна реальність та одна з форм дії економічних законів розвитку суспільства. Тому докорінна зміна економічних відносин потребує створення відповідних правових основ і суттєвого перегляду ставлення до самої стандартизації.

Стандарт - документ, що встановлює для загального і багаторазового застосування правила, загальні принципи або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, з метою досягнення оптимального ступеня впорядкованості у певній галузі, розроблений у встановленому порядку на основі консенсусу.

Міжнародний та регіональний стандарти - стандарти, прийняті відповідно міжнародним та регіональним органом стандартизації.

Національні стандарти - стандарти, прийняті центральним органом виконавчої влади у сфері стандартизації та доступні для широкого кола користувачів.

Технічні умови - документ, що встановлює технічні вимоги, яким повинні відповідати продукція, процеси чи послуги. Технічні умови можуть бути стандартом, частиною стандарту або окремим документом.

Технічний регламент - нормативно-правовий акт, прийнятий органом державної влади, що встановлює технічні вимоги до продукції, процесів чи послуг безпосередньо або через посилання на стандарти чи відтворює їх зміст.

Технічна документація на продукцію - сукупність документів, яка необхідна і достатня для безпосереднього використання на кожній стадії життєвого циклу продукції. До неї належить конструкторська, технічна та проектна документації. Технічну документацію поділяють на вихідну, робочу та інформаційну[6, c.126-127].

Конструкторська документація - сукупність конструкторських документів, які залежно від їх призначення містять дані, що потрібні для розробки, виготовлення, контролю, приймання, постачання, експлуатації та ремонту виробу. Порядок розробки, оформлення та передачі конструкторської документації в різні інстанції встановлено комплексом стандартів Єдиної системи конструкторської документації (ЄСКД).

Технологічна документація - сукупність технологічних документів, які визначають технологічний процес. Порядок розробки, оформлення та обертання технологічної документації на вироби базується на конструкторській документації, обумовленій комплексом стандартів. Єдиної системи технологічної документації (ЄСТД).

Технологічність продукції - властивість продукції, що характеризує її якість та пристосування до виробництва у потрібному обсязі. Показниками технологічності продукції можуть бути, наприклад, енергоємність, матеріалоємність, тривалість виробничого циклу, собівартість, трудомісткість.

Нормативно-технічна документація - сукупність конкретних технічних вимог (правил), законодавчих положень про захист життя і здоров'я людини, охорону навколишнього середовища, забезпечення прав споживача, а також встановлення порядку нагляду за виконанням цих вимог. Останні повинні враховувати соціально-економічні умови та досягнутий рівень науково-технічного розвитку виробництва.

Безпека - відсутність неприпустимого ризику, пов'язаного з можливістю завдання будь-якої шкоди.

Сумісність - придатність продукції, процесів, послуг до спільного використання, що не викликає небажаних взаємодій, за заданих умов для виконання встановлених вимог.

Взаємозамінність - придатність одного виробу, процесу, послуги для вико-ристання замість іншого виробу, процесу, послуги з метою виконання тих самих вимог.

Обмеження різноманітності (уніфікація) - вибір оптимального числа розмірів та зразків виробів для задоволення основних потреб.

Охорона навколишнього природного середовища - комплекс міжнародних, державних, регіональних заходів (адміністративних, господарських, політичних та громадських) щодо підтримування параметрів функціонування природних систем (фізичних, хімічних і біологічних) в межах, що забезпечують здоров'я та добробут людини[3, c.351-353].

3. Терміни та визначення. ДСТУ 2392-94

Очевидно немає такої сфери суспільного життя, де б не вживалося поняття “документ”. Однак у даний час в Україні визначення змісту поняття, що позначається терміном “документ”, офіційно зафіксовано у сімох нормативно-правових актах : трьох Законах України - “Про інформацію”, “Про бібліотеки і бібліотечну справу” і “Про обов'язковий примірник документів”, а також у чотирьох національних стандартах України - ДСТУ 2392-94 “Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення”

ДСТУ 2392-94 включає в себе великий перелік термінів та визначень, які стосуються інформації та документації. Наведемо кілька з них.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документування - створення документів.

Документообіг - рух документів в організації з часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання.

Діловодство на підприємстві, що представляє собою діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності, має вестись з дотриманням таких стандартів як ГОСТ 9327-60, ДСТУ 2732-94, ДСТУ3843-99, ДСТУ 3844-99, ДСТУ 4163-2003. Дотримання цих стандартів дає можливість створювати на підприємстві первинні документи, які відповідають за своєю формою та змістом типовим формам первинно-облікової документації та підготувати автоматизовані системи до роботи в умовах електронного документообігу.

Стандартизація - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового користування стосовно розв’язання існуючих чи можливих проблем і спрямована на досягнення оптимального ступеня впорядкованості за даних умов.

Національна система стандартизації — це система, яка визначає основну мету і принципи управління, форми та загальні організаційно-технічні правила виконання всіх видів робіт із стандартизації.

Національна стандартизація — стандартизація, що проводиться на рівні однієї певної країни.

Об'єкт стандартизації — Об'єкт, що має бути застандартизованим.

Галузь стандартизації — сукупність взаємопов'язаних об'єктів стандартизації.

Сфера стандартизації - сфера діяльності, що охоплює взаємопов’язані об'єкти стандартизації.

Рівень стандартизації - географічно, політично чи економічно означений ступінь участі у стандартизації.

Нормативний документ — документ, що встановлює правила, загальні принципи чи характеристики щодо різних видів діяльності або їх результатів.

Вид нормативного документа - певний складник розподілу документів відповідно до специфіки об'єктів і аспектів стандартизації[5, c.465-466].

Стандарт - створений на основі консенсусу та ухвалений визнаним органом нормативний документ, що встановлює, для загального і багаторазового користування, правила, настановні вказівки або характеристики різного виду діяльності чи її результатів і який є спрямованим на досягнення оптимального ступеня впорядкованості у певній сфері та доступним широкому колу користувачів.

Стандарт організації - стандарт, прийнятий суб'єктом стандартизації іншого рівня, ніж національний орган стандартизації, на основі поєднання виробничих, наукових, комерційних та інших спільних інтересів.

Комплекс (система) стандартів — сукупність взаємопов'язаних стандартів, що належать до певної галузі стандартизації і встановлюють взаємоузгодженні вимоги до об'єктів стандартизації на підставі загальної мети.

Національний стандарт — стандарт, прийнятий національним органом з стандартизації.

Основоположний стандарт - стандарт, що має широку сферу поширення або такий, що містить загальні положення для певної галузі.

Термінологічний стандарт - стандарт, що поширюється на терміни та їхні визначення.

Стандарт на методи випробування - стандарт, що встановлює методи випробування, як наприклад, використання статистичних методів і порядок проведення випробувань.

Стандарт на продукцію - стандарт, що встановлює вимоги, які повинен задовольняти виріб (група виробів), щоб забезпечити свою відповідність призначенню.

Стандарт на процес - стандарт, що встановлює вимоги, які повинен задовольняти процес, щоб забезпечити свою відповідність призначенню.

Стандарт на послугу - стандарт, що встановлює вимоги, які повинна задовольняти послуга, щоб забезпечити свою відповідність призначенню.

Стандарт на сумісність - стандарт, що встановлює вимоги стосовно сумісності виробів чи систем у місцях їх поєднання.

Стандарт загальних технічних вимог - стандарт, що містить перелік характеристик, для яких значення чи інші дані встановлюються для виробу, процесу чи послуги в кожному випадку окремо[7, c.84-85].


Висновки

Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об'єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами.

Державна політика у сфері стандартизації базується на таких принципах:

забезпечення участі фізичних і юридичних осіб в розробленні стандартів та вільного вибору ними видів стандартів при виробництві чи постачанні продукції, якщо інше не передбачено законодавством;

відкритості та прозорості процедур розроблення і прийняття стандартів з урахуванням інтересів усіх заінтересованих сторін, підвищення конкурентоспроможності продукції вітчизняних виробників;

доступності стандартів та інформації щодо них для користувачів;

відповідності стандартів законодавству;

адаптації до сучасних досягнень науки і техніки з урахуванням стану національної економіки;

пріоритетності прямого впровадження в Україні міжнародних та регіональних стандартів;

дотримання міжнародних та європейських правил і процедур стандартизації;

участі у міжнародній (регіональній) стандартизації;

прийняття і застосування органами стандартизації на території України Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар'єри в торгівлі.


Список використаної літератури

1. ДСТУ 2392 - 94 - ДСТУ 2392 - 94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.

2. Анпілогов В. Взаємозамінність та стандартизація: Конспект лекцій/ Володимир Миколайович Анпілогов,; Володимир Анпілогов; М-во освіти України, Київ. міжнар. ун-т цивільної авіації. - К.: КМУЦА, 1998. - 63 с.

3. Бичківський Р. Метрологія, стандартизація, управління якістю і сертифікація: Підручник/ Роман Бичківський, Петро Столярчук, Павло Гамула,; За ред. Романа Бичківського; М-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - 2-е вид., випр. і доп.. - Львів; К.: Вид-во Національного ун-у "Львівська політехніка", 2004. - 559 с.

4. Законодавство України про стандартизацію, метрологію і сертифікацію: закони і законодавчі акти/ Редкол.: В.С. Ковальський (гол.), В.Г. Гончаренко та ін.. - К.: Юрінком Інтер, 2003. - 446 с.

5. Саранча Г. Метрологія, стандартизація, відповідність, акредитація та управління якістю: Підручник/ Георгій Архипович Саранча,; Георгій Cаранча,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т будівництва і архітектури. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 668 с.

6. Тарасова В. В. Метрологія, стандартизація і сертифікація: Підручник для вищих навчальних закладів/ В. В. Тарасова, А. С. Малиновський, М. Ф. Рибак; Мін-во освіти і науки України, Державний агроекологічний ун-т. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 262 с.

7. Шаповал М. Основи стандартизації, управління якістю і сертифікації: Підручник/ Микола Шаповал,; Європейський університет. - 3-е вид., перероб. і доп.. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2001. - 172 с.

Схожі роботи